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外資系グローバル秘書とは?仕事内容やスキルについて紹介

外資系グローバル秘書とは、外国法人で、グローバル展開している企業の秘書のことです。このページでは、秘書の仕事はそもそもどのようなものなのか、外資系だと何が違うのか、求められるスキルはどのようなものか、といったことについて解説していきます。

外資系グローバル秘書の仕事内容

まず一般的な秘書の業内容としては、以下のものが挙げられます。

  • スケジュール管理
  • 事務作業
  • 来客対応
  • 交通機関や宿泊施設の手配

これ以外にも身の回りのお世話全般も担当します。日系企業でも外資系企業でもこれは同じです。

外資系グローバル秘書の役割・フロー

秘書の役割は、上司や社長がメイン業務に集中できるよう周辺業務を行い、サポートすることです。これは外資系でも日系企業でも同じなのですが、外資系企業の場合より深い領域まで秘書が担当することになります。

たとえば、社内の他の部署との調整や、顧客への提案業務等を行うこともあります。日系企業では秘書はサポートに徹しますが、外資系では秘書もメイン業務を担当するので、キャリアプランも多種多様です。

1日の仕事の流れ

秘書の1日のスケジュールは、社長や上司のスケジュールに合わせることになります。基本的に社長や上司のスケジュールは秘書が管理しますが、自身のスケジュールはそれに合わせます。

もちろん準備等で自分だけ先回りすることもありますが、それもすべて社長や上司のスケジュールを押さえた上で、それに合わせて行動しています。

外資系グローバル秘書に求められる経験

外資系グローバル秘書を目指すに当たって、どのような経験が求められるのでしょうか。

未経験でも相性の良い業界・職種

外資系グローバル秘書と一言に言っても、その業界は様々です。しかし、どの業界の秘書であっても、秘書の業務はそこまで変わりません。実際、たとえば不動産業界の秘書からIT業界の秘書に転職したり、介護士から製造業の秘書に転職するような事例もあります。

秘書の仕事は社長や上司のスケジュール管理やサポートメインなので、業界はあまり関係ないと言えるでしょう。外資系の場合秘書も業務に携わることが多いですが、それでも業界をまたいで転職することが可能です。

外資系グローバル秘書に求められるスキル・資格

外資系グローバル秘書に業界はあまり関係ないということでしたが、スキルや資格はどのようなものが求められるのでしょう。

外資系グローバル秘書に求められるスキル

外資系であっても日系であっても、秘書には以下のようなスキルが求められます。

  • コミュニケーション能力(外資系の場合は英語力必須)
  • 書類作成能力
  • 気配り能力

秘書には上記のような能力が求められますが、コミュニケーション能力や書類作成能力は他の職種でもだいたい求められます。秘書に特に求められる能力と言えば、気配り能力です。

上司や社長の求めていることを察し、先回りして行動する必要があります。優秀な秘書と言われる人は、人を観察する能力が高く、直接指示を受けなくても察して行動します。もちろん「なんでこんなことしないといけないの?」「言われてないからやりたくない」といった態度だと秘書は務まりません。

気配り上手、言い換えると世話好きとも言えるかもしれません。

外資系グローバル秘書に求められる資格

秘書の資格としては、「秘書技能検定」「CBS検定」などが挙げられます。しかし、資格が必須というわけではありません。秘書は仕事の性質上机上の知識だけではなく、その場その場で相手の様子を見て行動する気配り能力が求められます。

資格試験等机上の理論ばかり追いかけてもあまり意味がないので、実際のコミュニケーションや行動で秘書としての能力をアピールした方が良いでしょう。

外資系グローバル秘書の注意点

外資系グローバル秘書を目指す前に、それが本当に自分に合っているのかどうか見極める必要があります。仕事はいろいろあるので、無理して秘書をする必要はありません。

外資系グローバル秘書に不向きな人の特徴

外資系グローバル秘書に不向きな人の特徴は以下です。

  • 気配りが苦手、もしくは嫌い
  • 英語力を上達させる気がない
  • 人と積極的にコミュニケーションを取るのが苦手、嫌い
  • 日本を出るのが嫌

以上のような特徴が挙げられます。まず気配りに関しては、外資系でも日系でも秘書なら必ず必要な要素です。次に外資系で働くなら英語力は必須でしょう。また秘書は気配りをしてコミュニケーションを取る必要があるので、コミュニケーションを取るのが嫌いであったり苦手であると勤まりません。

最後に外資系企業だからと言って今の時代必ずしも日本を出る必要はないのですが、秘書は上司や社長に同行することが多いです。つまり、ネット上の会話だけで海外とやりとりするわけにはいきません。

上司や社長が海外に行くのであれば、秘書も一緒に海外に行く必要があるでしょう。

外資系グローバル秘書の給与・待遇・将来性

外資系グローバル秘書の平均給与のデータはありません。働き方も派遣の場合もあれば正社員の場合もあり、会社によって給与の幅は広いです。派遣で時給1,500円ほどで働いている場合もあれば、年収1,000万円を超えるケースもあります。

参考URL
http://careergarden.jp/hisho/salary/

今後の推移

秘書は業界を選ばず、気配りスキル等を活かして幅広く活躍できます。また仕事性質上AIに仕事を奪われにくいと言えます。人間ならではの仕事を意識しつつ気配りやコミュニケーションを大切にしていけば、今後も秘書として活躍できます。


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