【会議編】第一話：アタシが会議の基礎を教えてあげるわ☆
思わぬきっかけで長期計画策定会議のファシリテーターを務めることになったヒロミ。彼はこれからレディータナカ部長の元、様々なファシリテーションスキルを学んでいくことでしょう。
しかし、会議を成功させるにはただファシリテーションスキルを身に付ければいいわけではありません。ファシリテーションスキルよりも重要な会議の大前提となる知識とは…？
ここからはそんな『会議の基礎について』、レディータナカ達と一緒に解説していきます。
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そもそも会議の目的とは？
タナカ部長…僕にファシリテーションスキルを教えてください…今のままじゃファシリテーターなんて絶対ムリですよ…
安心なさい♪もちろんアタシが手取り足取り教えてあげるつもりよ♡でもねヒロミ、それよりも大事なことがあるわ…そもそもあなたは何のために会議をやるのかわかってるかしら？
……わかりません
うふふ、やっぱりね☆いいわ、まずは基礎の基礎から徹底的に教えてあげる♡
あなたは会議と聞くとどんなイメージを持つでしょうか？
- 長いだけで何も決まらない
- 偉い人が一人で喋ってる
- 意見を出しても否定されるだけ
- こっそり居眠りや内職をする場
こういったマイナスのイメージをお持ちの方も多いんではないでしょうか。しかし、そもそも会議の目的とは何でしょう？
会議は時間をかけて既決事項の説明をする場でも、偉い人が自分の意見をひけらかす場でも、意見の正否をジャッジされる場でも、居眠りや内職をする場でもありません。
会議とは、個人の発想と発想が組み合わさることで、思いもよらない新たな発想を生み出す場、つまり、参加者全員で考え抜いた【新しい正解】を生み出す場と言えます。
会議の構図を「対立」から「対話」へ
参加者全員で新しい正解を生み出す場かぁ…会議って誰の意見が正解かを競い合う場ってイメージが強かったので驚きです。
そうね★残念ながらそういった『対立の構図』ができあがっている会議の方が多いことも確かだわ…
でも対立していては新しい正解なんて生まれませんよね…？
そうよ☆だから会議は「対立」ではなく「対話」の場であるべきなのっ♪その辺りについて詳しく説明しちゃうわね♡
基本的に会議の参加者はみんなそれぞれ異なる価値観を持っています。しかし、その違いを論点にしてしまうと、そこには「対立」の構図ができてしまいます。
一度「対立」の構図ができあがると、自分の正しさを証明することにエネルギーを取られて、組織全体の利益を生み出すといった本来の目的に意識が向かなくなり、結果的に生産性が落ちてしまいます。これでは『新しい正解を生み出す場』には程遠いでしょう。
会議の価値は集団の力を発揮すること
良い会議を作るためには、会議の構図を「対立」から「対話」に切り替える必要があります。
対話の目的は「正否」ではなく「調和」です。参加者それぞれが持つ異なる価値観を良い／悪いで判断するのではなく、それぞれの特性を組み合わせることで、個人では出せない集団の力を発揮する、これが会議の目的であり価値だと言えるでしょう。
「対話」を促すための５つの秘訣
それでは会議の構図を「対話」にするには、どうすればいいのでしょうか？
そのために参考になるのが、スタンフォード大学行動科学学科の名誉教授であるデビッド・D・バーンズ氏が提唱した「コミュニケーション５つの秘訣」です。
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＜コミュニケーション５つの秘訣＞
- 武装解除をする
- ２つの共感
- 穏やかな質問
- 自分を主語にする
- 尊重する
これらを参加者全員で共有すれば、「対立」から「対話」へと会議の構図を変革させる手助けとなるでしょう。
それでは具体的な内容を解説していきます。
１．武装解除をする
武装解除をするとは、むやみに相手を攻撃しないことです。
たとえ相手の発言が完全に間違っていると確信した気持ちになったとしても、相手の発言の意図や想いなど、相手にとっての真実を見出す姿勢で話を聞きましょう。
２．２つの共感
２つの共感とは「思考の共感＝相手が何を考えているか」と「感情の共感＝相手が何を感じているか」です。
相手の言葉を繰り返すなどして、自分自身を相手の立場に置き、その人の目を通して世間を見ようとしてください。そうすることで、相手の言葉の背後にある意図をより明確に理解できるようになります。
３．穏やかな質問
人は質問を受けることで思考が整理されます。ただし、相手を詰めるような質問では、答えなければならないといったプレッシャーから、却って思考の幅が狭まってしまいます。
そのため、相手が自分で何を考えているか、感じているかをより理解できるような穏やかな質問を心がけましょう。
４．自分を主語にする
相手に意見をする時、「あなたは〇〇だ」といった言い方では相手を批判することになりかねません。
そのため、「わたしは〇〇だと思う」のように、相手ではなく自分を主語にすることで、あくまで自分の意見であること、相手の意見を否定していないことを表現しましょう。
５．尊重する
議論をする上で、相手を尊重することは全てのベースとなります。たとえ議論が白熱している最中であっても、相手に対して誠実な言葉を伝えるのを忘れないでください。
会議の「基本ルール」を制定する
会議を「対話」の場にするには、相手を尊重する必要があるんですね。
そうよ☆まさにリスペクトフォーオールの精神ね♬
（なんだそれ、初めて聞いたぞ…）でも、僕ら下っ端ならともかく、年配の方達が後輩を尊重するのはすぐには難しそうな気がします…
残念ながらそのようね…でもそういう場合は、相手を尊重せざるを得ないようなルールを定めちゃえばいいの♪最後にこの「基本ルール」について紹介するわね♡
ここまで、会議の構図を「対話」にすること、そのために必要なコミュニケーションのベースは「相手を尊重すること」だとご説明しました。つまり、まず最初に変えていく必要があるのは、「会議＝相手を尊重できる場」といった土台づくりです。
そのために有効なのは、会議の「基本ルール」を制定して社内に浸透させることです。ここでは相手を尊重するための５つの基本ルールをご紹介します。
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＜相手を尊重する５つの基本ルール＞
- 相手を褒める
- 積極的に聴く
- 受け止める
- 沈黙を待つ
- 全てを楽しむ
１．相手を褒める
１つ目のルールは褒めることです。相手を「褒める」とは相手を「認める」ことでもあります。相手の行動の結果だけでなく、思考のプロセスまで認めることで、相手には「ここにいてもいいんだ」といった安心感が生まれます。
人は安心できる場では積極的になったり、挑戦しやすくなったりするため、相手を「褒める」ことは会議の発言量を増やすことにもつながります。
「褒める」ことで生まれる「安心感」が会議の「発言量」を増やすのよ☆
２．積極的に聴く
２つ目のルールは聴くことです。聴くといってもただ話を聴くだけではいけません。相手の話を「受動的」に聴くのではなく、こちらから「能動的」に聴く姿勢が大切です。
「能動的」に聴くとは、相手の話をうなずいて見せたり、身体を相手に向けて話を聴くなどをして「あなたの話を聴いていますよ」と相手に伝わるように聴くことです。こういった姿勢を見せることで、「自分は丁寧に扱われている」「自分は尊重されている」といった気持ちを話し手に与えることができます。
「能動的に聴く」ことで相手に「安心感」を与えられるわ♡
３．受け止める
３つ目のルールは受け止めることです。会議中に意見やアイデアを出した人が「他には？」「それは無理だ」「バカか」のように即否定される所を見たことはないでしょうか？
発信者は何度も即否定が続くと「もう何を言ってもムダだ」と感じてしまい、発言することを止めてしまいます。そうならないためにもまずは相手の発言を受け止めるようにしましょう。
たとえ反対意見があったとしても、まずは「なるほどね。」「そういう考えもありますね。」などの肯定的な言葉を使って、一度相手の発言を受け止めてからこちらの意見を言うようにしましょう。
「即否定」が続くと相手の「発言量」を減らしてしまうから気をつけなさい☆
４．沈黙を待つ
４つ目のルールは待つことです。会議中に「えーと…」「うーん…」のように相手が考え込むような場面があるかと思いますが、この時に口を挟まずに相手の発言を待ちましょう。
相手が考え込んでしまった時、親切心からつい口を挟んだり助け舟を出してしまいがちですが、相手はこの沈黙の時間で自分の思考を整理しています。
その時間をしっかり待つことで、相手の思考を鍛えられる上に、「待ってもらっている」「丁寧に扱われている」とった気持ちになることから、信頼関係の構築にもつながります。
「沈黙」は「思考を鍛える時間」でもあるの☆しっかり尊重してあげてね♡
５．全てを楽しむ
最後のルールは楽しむことです。これは会議中にふざけたり、苦しいことや嫌なことをしなくていいといった意味ではありません。
会議を良くしていくためには苦しいことや嫌なことも含め、全部丸ごと楽しむ覚悟が必要です。そして、その覚悟が継続につながり、継続することで変化が起こります。
そのためにも、まずは全てを楽しむことを覚悟して臨んでみてください。
「楽しむ覚悟」が「継続」に繋がり「変化」を起こすのよ♡
まとめ
タナカ部長、今日はどうもありがとうございました。ファシリテーションスキル以前に、僕にはそもそも会議の基礎知識がなかったみたいです。
長年勤めていても、こういった基礎知識を知らないまま会議をしている子って多いの☆だからヒロミはある意味ラッキーかもね♪これからは今日話したことを念頭において会議をしてちょうだい♡
はい！まずは会議の「基本ルール」を意識してみることにします！
ヒロミのその素直な姿勢、ほんと食べちゃいたいくらいカワイイわ♡その調子で頑張りなさい☆
…はいっ！（あれ、おかしいな。褒められたのに「安心感」がないぞ…）
いかがだったでしょうか。良い会議を行うためのテクニックは無数にありますが、前提となる基礎知識が疎かでは本当の意味での良い会議はできません。
会議とは個人の発想と発想を掛け合わせて集団の力を発揮する場であり、全員が安心して発言できる場づくりが何よりも重要です。
そのためにもまずは相手を尊重するための「基本ルール」の制定に取り組んでみてください。それが良い会議を行うための第一歩となるでしょう。
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＜会議の基礎まとめ＞
- 会議とは参加者全員で考え抜いた【新しい正解】を生み出す場
- 会議を「対話」の場とし、集団の力を発揮することが会議の目的
- 対話を促すためにも相手を尊重するための「基本ルール」を定めるとよい
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