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【会議編】第六話:積み重ねてきた『準備』はあなたを裏切らないわ!

【会議編】第六話:積み重ねてきた『準備』はあなたを裏切らないわ!

>>前回のお話はこちらよ♡







さぁいよいよ会議本番が始まりました!果たしてヒロミは無事会議を乗り切ることができるのか…?どうか見守ってあげてくださいね。

そして、今回ご紹介するのは最後のファシリテーションスキル『準備』です。

会議の準備と聞くと、資料を用意したり会議室を抑えたりすることをまず頭に浮かべる方が多いかもしれません。

しかし、マンガでもご紹介したように、それらは4つある準備のうちの1つに過ぎないのです。

ここからは残りの3つを含めた「会議に必要な4つの準備」について、レディータナカ達と一緒に詳しく解説していきます。

最後のスキルは『準備』

会議の2日前……

さぁヒロミ、今日はいよいよ最後のファシリテーションスキルをアナタに教えるわ☆それは…『準備』よ!!

準備がスキル…?資料を用意したり会議室を抑えたりすればいいだけじゃないんですか?

ノン×ノン×ノン×全っ然ダメ!そんなんじゃ素っ裸で会議に臨むようなものよ。

素っ裸…じゃあ後は何が必要なんでしょうか?

仕方ないわね☆それじゃあ会議に必要な4つの準備についてこれからアタシが解説してアゲルわ♡

これまで会議の目的や結論を『確認』し、議論の内容を『可視化』し、参加者の発言を『促進』させるスキルをお伝えしてきました。

これらを全て実行することができれば、会議は相当うまくいくでしょう。しかし、これらをスムーズに行うために必要不可欠なスキルがもう1種類存在します。それが準備』のファシリテーションスキルです。

とはいえ、スキルと言っても何か特別なテクニックがあるわけではありません。今回皆さんにご紹介するのは、以下の4つを会議の前に準備しておくといった内容です。

    <会議前の『4つの準備』>

  1. 目的・ゴール
  2. 参加者
  3. 進め方
  4. 設備

それでは詳しく見ていきましょう。

会議の前に準備する

どうして必要なのか?

会議がスムーズに進むかどうかは、実は準備段階で8割が決まっているとも言われています。

逆に言うと、準備が十分にできていない場合、どれだけ会議中に頑張ってもグダグダな会議を立て直すのは困難だと言えるでしょう。

具体的には、会議の「導入~進行~まとめ」までを事前にシミュレーションし、必要なものを揃えておくのが準備の役割です。

どうすればいいのか?

会議の準備でやるべきことは、先にもご紹介した『4つの準備』を事前に揃えることです。それぞれの具体的な内容は以下の通りです。

    <会議前の『4つの準備』>

  • 目的・ゴール
    何のための会議なのか?何を達成したいのか?といった、会議の目的やゴールを事前に準備(確認)しておく。
  • 参加者
    参加してほしい人は誰か?誰と議論するべきなのか?を元に会議の参加者を決定する。
  • 進め方
    会議の議題は何か?どうやって議論を進めるか?を事前にシミュレーション
  • 設備
    会議室、ホワイトボード、配布資料など、会議を進めるために必要なものを準備する。

会議の準備と聞くと多くの人が会議室を確保したり、資料をそろえたりすることをイメージするかもしれません。

しかし上記の通り、実はそれらは必要な準備のうちの1つの要素でしかありません。上記4つの準備が揃ってはじめて、良い会議をする準備が整ったと言えるでしょう。

会議前準備の7ステップ

なるほど…会議の前にもこんなに準備するものがあったんですね!

そうなのよ☆でも会議の仕方を教えてくれる先輩はいても、準備の仕方を教えてくれる先輩はなかなかいないでしょ?だからみんな正しい準備の仕方を知らないのよ♪

そっか、じゃあ正しい準備の仕方を覚えれば会議の質が一気に上がるってことですね!

そういうことよ☆じゃあ次は会議の4つの準備を7つのステップにわけて順に説明していくわね♪

では、これら『4つの準備』はどう進めていけばいいのか?ここからは会議前の準備を以下の『7ステップ』に分けてご説明します。

    <会議前準備の7ステップ>

  1. [目的・ゴール]終了条件を設定する
  2. [参加者]参加者を決める
  3. [進め方]議題(アジェンダ)を洗い出す
  4. [進め方]進め方(シナリオ)を検討する
  5. [進め方]時間配分を設定する
  6. [設備]必要なモノと情報を押さえる
  7. [全て]参加者の気持ちで見直す

[目的・ゴール]終了条件を設定する

まず最初のステップは終了条件、すなわち会議の目的・ゴールを設定することです。

何のための会議なのか?何を達成したいのか?を考えることで、会議の目的だけでなく、そのために必要な参加者や会議の進め方にまで影響します。

そのため、事前準備の段階で会議の終了条件を設定しておくことは、良い会議をする上で非常に大切です。

[参加者]参加者を決める

終了条件を設定できれば、次は参加者を決定します。設定した終了条件に辿り着くために会議に誰を呼べばいいのかを考えてください。

しかし、関係する人全てを呼んでしまっては人数ばかりが増えてしまい、かえって効率が悪くなります。そこで大切なのが、参加者を絞り込むことです。

そして参加者を絞り込む時におすすめの方法が、参加者を以下の3つに分類して考える方法です。

<参加者の3つの分類>
A)呼ばないと困る人
B)必須ではないが念のため呼びたい人
C)呼ばない方がいい人

このように分類することで、Aの人は呼ぶ、Cの人は呼ばないとすぐに決めることができるでしょう。しかし難しいのがBの人です。

このBの人をどう扱うかがここでのポイントになりますが、考え方のコツとしては「終了条件を達成するためにこの人がいなければどうなるか?」を考えてみて下さい。

☆レディのワンポイントアドバイス★

終了条件を達成するために『必須』の人だけを呼ぶつもりで考えてみて♡

[進め方]議題(アジェンダ)を洗い出す

終了条件と参加者が決まれば、次はいよいよ会議の内容に関する準備です。まずは、会議の議題(アジェンダ)を洗い出しましょう。

最初は会議の目的や終了条件を確認するための「導入」、そして最後は会議の結論を確認したり、感想を共有する「まとめ」です。

そして、その間の過程を、どういった議題(アジェンダ)をどの順番で進めていけば、終了条件を達成できるかをシミュレーションして決めていきます。

[進め方]進め方(シナリオ)を検討する

議題が決まれば、次は議題毎の進め方(シナリオ)を決定します。

実は多くの人が議題を決めただけで満足してしまっていますが、議題毎にどう会議を進めるかまでを考えて初めて会議の情景をイメージすることができます。

参加者はどんな風に議論をしていくのか、その場の雰囲気はどうなっているのか?難易度は高いですが、それらを事前にイメージしておくかどうかで会議の質はグッと変わります。

もちろん、事前に決めたシナリオに沿って、決まり切った会議をしろという意味ではありません。あくまでシミュレーションなので、実際はその通りに行かないことの方が多いでしょう。

しかし、一度事前にシミュレーションをすることに意味があると思ってください。

☆レディのワンポイントアドバイス★

たかがイメージと侮っちゃだめよ☆何もしないのと事前にイメージするのとでは本番での感触がまるで違うものになるわ♪

[進め方]時間配分を設定する

議題毎の進め方がイメージできれば、次は議題毎の時間配分を設定して下さい。

進め方を考える際にシミュレーションがうまくできていれば、その分高度な時間設定ができるでしょう。

[設備]必要なモノと情報を押さえる

「目的・ゴール」「参加者」「進め方」が決まれば、最後は「設備」の準備です。

ここまででシミュレーションしてきた内容に基づき、この会議をする上で必要な設備を考えてみて下さい。

この時、会議室、ホワイトボードなどの『モノ』にばかり目が行きがちですが、本当に重要なのは配布資料をはじめとした、会議に必要な『情報』です。

ここまでシミュレーションしてきた会議は、どんな情報があればスムーズに議論が進むのか?そういった考えのもと、必要な資料を用意しましょう。

これはできてると思ってたけど、シミュレーション内容に基づいて準備することで、より準備の制度を上げることができるんですね!

[全て]参加者の気持ちで見直す

4つの準備が全て完成したら、最後は参加者の気持ちで4つの準備を全て見直してみて下さい。

「あの人ならここでこんな風に思うかもしれない。」といったあくまで想像の範囲で大丈夫です。参加者の気持ちを想像し、その人が抱く疑問点や不満点を全て洗い出してみて下さい。

そして、洗い出した疑問点や不満点を見ながら再度これまでの準備を見直すことで、より一層会議の質を上げることができるでしょう。

☆レディのワンポイントアドバイス★

準備が大事とは言ったけど、そこに時間をかけすぎるのは本末転倒だわ☆「準備時間」+「参加人数×会議時間」の総時間が小さくなるように心がけるといいんじゃないかしら♪

(例)以下の場合②が理想的
①準備0時間+10人×会議3時間=30時間
②準備1時間+10人×会議2時間=21時間
③準備8時間+10人×会議1.5時間=23時間

まとめ

タナカ部長、今日はありがとうございました。今までなんとなくやっていた『準備』ですが、その大切さを改めて理解できました。

会議の質は準備の質が決めると言っても過言ではないわ☆これからは4つの準備をしっかり意識するのよ♡

よーし!早速明後日の会議のシミュレーションをやってみます!

じゃあ設備の準備についてだけど、アタシの椅子はエルゴヒューマン以外NGだから☆後、アタシが会議入りする時はQUEENの”I Was Born To Love You”を必ず流しなさい♬それから…

(とりあえず参加者からレディータナカは除外だな……)

いかがだったでしょうか。おそらく良い会議をするには入念な準備が必要なことは多くの方が理解されていると思います。

しかし、じゃあ事前に何を準備するのか?どうやって準備するのか?については、そこまで深く考えたことがない方が多数だったのではないでしょうか

会議の質は準備の質が決めます。そして正しい準備をするためには、会議の目的・ゴールや、具体的に会議をどう進めるかのイメージが必要不可欠なため、あえて最後のスキルとしてご紹介しました。

これまでご紹介したファシリテーションスキルに慣れてきたなら、最後は『準備』のファシリテーションスキルにぜひ取り組んでみて下さい。それだけで会議の質は一気に向上するはずですよ。

次回はいよいよ会議編の最終話です。果たしてヒロミはうまくファシリテートできるのか?会議の行く末は?最終話の公開を楽しみにお待ちください!

    <準備のファシリテーションまとめ>

  1. 会議の準備は「目的」「参加者」「進め方」「設備」の4種類
  2. 準備を行う際は、会議の目的や進め方をシミュレーションしながら行う
  3. 最後に参加者の目線で振り返る

>>会議編一覧はこちら

>>レディータナカで分かる!シリーズ一覧はこちら

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