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【会議編】第二話:これがっ!!ファシリテーションよ!!!

>>前回のお話はこちらよ♡







残念ながらタナカ部長のファシリテーションはあまり機能しているようには見えませんでしたが、途中で説明のあった『8つのファシリテーションスキル』はいたって大真面目

ここからはそんな具体的なスキルにそもそもファシリテーションとは?といったポイントも交えて、『ファシリテーションの基礎について』、レディータナカ達と一緒に解説していきます。

ファシリテーションとは

あのぉ…タナカ部長。結局、ファシリテーションっていったい何をすればいいんでしょうか…?

えっ!?ちょっと、やだわヒロミ!さっきアタシが実践して見せたじゃない!?あれでもまだわからないって言うの!?

(えっ!?わかるわけ…)えぇまぁ…わかったようなわからないような…すみません。

ったく、まぁいいわ☆仕方ない子ね♪じゃあもう少し詳しく、ファシリテーションについて教えてア・ゲ・ル♡

あなたは「ファシリテーション」という言葉をご存じですか?

  • 会議などの司会・進行をすること
  • 会議自体を運営すること
  • 議論の場で中立であること

「ファシリテーション」と聞くと、こういったイメージを持つ方が多いようですが、実はこれ、全て間違いなんです。

まず、ファシリテーションとは英語の”facilitation”のことで「容易にする」「促進する」といった意味があります。ではいったい何を容易にしたり、促進するのでしょうか?それは、『ゴールの達成』です。

つまり、ファシリテーションとは『人々の能力を最大限に引き出し、ゴールの達成を促進すること』です。

ファシリテートされた会議は「全員参加型」

なるほど!ファシリテーションってゴールの達成を容易にしたり促進したりすることを言うんですね!

そうよ☆だからあなたがイメージしてた「司会進行」ってのはある意味正解だけど、ある意味ハズレ♪あくまでファシリテーションの一部でしかないって感じね♡

ふむふむ、なるほど。でもまだ具体的なイメージがつかめてません…ファシリテーションをすると会議はどう変わるんですか?

あら!いい質問ね♡じゃあ次はファシリテートされた会議とはいったいどんなものか解説するわ☆

ではファシリテーションを導入した会議、つまりファシリテートされた会議とはどんな会議なのでしょうか?

実は会議には2つのタイプが存在します。1つは「指導者型会議」、もう1つは「全員参加型会議」です。

    <会議の2つのタイプ>

  1. 指導者型会議
  2. 全員参加型会議

簡単に説明すると、「指導者型会議」とは特定の有識者が予め用意したゴールに向けて参加者を引っ張っていく会議、「全員参加型会議」とは参加者全員がそれぞれ役割を担い全員でゴールに辿り着く会議です。

そして、ファシリテートされた会議とは「全員参加型会議」を指します。それぞれの会議の特徴は以下の通りです。

「指導者型会議」の特徴

  1. 会議のスピードが上がる
  2. 参加者の納得度は低い
  3. 有識者の能力以上の結論は生まれない

指導者型会議の場合、有識者が予めある程度の結論は出しているので、会議のスピードが上がります。これは短期的に見れば効率的と言えるでしょう。

しかし一方で、有識者がほとんど一人で結論を決めてしまうので、参加者全体の納得度は低くなります。また、同様の理由で有識者の能力以上の結論は生まれません

「全員参加型会議」の特徴

  1. 時間がかかる
  2. 納得度が高い
  3. 個人の能力が会議の上限にならない

全員参加型会議の場合、参加者全員から意見を聞き出し、合意を得る形で会議の結論を出すため、指導者型会議と比べると時間がかかります。しかしその反面、参加者全員が主体となって議論を進めていくので、結論に対する納得度は高くなります

また、参加者全員で議論を進めるため、個人の能力が会議の上限にはなりません。各個人の能力が組み合わさった結果、1人で考えるよりもいい案が出やすいでしょう。

状況に応じてどちらの会議も必要になる

これら2つのタイプに優劣があるわけではありません。問題発生時、緊急時などは優れたリーダーによる「指導者型会議」が必須になりますし、状況に応じてどちらの会議も必要と言えます。

ただし、常に優れたリーダーが存在するとは考えにくいため、個人の能力を掛け合わしてより良い結論を導き出す「全員参加型会議」が、そしてそれを成功させるためのファシリテーションスキルが必要になるのです。

ファシリテーション8つの基本スキル

なるほど~ファシリテーションをすることで「全員参加型会議」を作り出すんですね……あっ!ここで前回教えてもらった会議の目的につながるんですね!?

ふふふ☆ヒロミ、なかなか冴えてるじゃない♪そうよ、『参加者全員で集団の力を発揮して新しい正解を導き出す』それが会議の目的だったわよね☆そういった場を作るために必要なのが、このファシリテーションってわけ♡

すごい!だからファシリテーションが必要なんですね!タナカ部長!僕、もっとファシリテーションについて知りたいです!

やっとその気になったわね☆いいわ、ファシリテーション8つの基本スキルについてもう少し詳しく教えてアゲル♡

ここまでファシリテーションとは何か?なぜ必要になるのか?についてご説明してきましたが、ここからは具体的なファシリテーションスキルを8つご紹介します。

    <ファシリテーション基本スキル8つ>

  1. 「決まった/やるべきこと」を確認する
  2. 会議の目的を確認する
  3. 時間配分を確認する
  4. 議論を可視化する
  5. 会議の前に準備する
  6. 参加者の本音を引き出す
  7. 対話を促して合意を形成する
  8. 会議の振り返りをする

ファシリテーションというと6、7のスキルをイメージする方が多いかもしれませんが、1~5のスキルがあって初めて6、7のスキルが生きてきます

また、1~3のスキルを【確認】のスキル、4を【可視化】のスキル、5を【準備】のスキル、6~8を【促進】のスキルに分類できます。

それでは具体的な内容を一緒に見ていきましょう。

「決まった/やるべきこと」を確認する

たとえどんなにスムーズに会議が進んでも、最終的に決まったことが曖昧なままだと良い会議だとは言えません。逆にいうと、最終的に決まったことが参加者の間で明確にさえなっていれば、それだけで会議の雰囲気は引き締まります。

レディのワンポイントアドバイス

必要なことは会議の最後に「決まったこと」と「やるべきこと」を確認するだけ☆これだけで、参加者全員に会議の結論をさりげなく知らせることができるわ♡

会議の目的を確認する

会議の最中に「この会議はどこに向かってるんだろう…」と思ったことはありませんか?これは参加者が会議のゴールを理解していないのが原因です。参加者が迷子にならないためにも、最初に会議の目的(終了条件)を確認するようにしましょう。

レディのワンポイントアドバイス

ありがちなのが会議の目的を「~すること」にしちゃうことね…でもこれは手段であって目的ではないわ☆会議の目的は「どんな状態になれば、この会議が終わるのか」がわかるようにするのがおすすめよ♡

時間配分を確認する

会議では複数の議題が上がることもありますが、にも関わらず議題毎の時間が定まっていないことも多くあります。これは「どれくらい時間がかかるのか、やってみないと分からない状況」と言えるため、当然グダグダな会議になってしまいます。

これを防ぐためにも、会議のはじめにどの議題にどれくらいの時間をかけるのかを必ず確認するようにしましょう。

レディのワンポイントアドバイス

議題と所要時間がわかるようなアジェンダを作って最初に配っちゃうのが手っ取り早いと思うわ♪

議論を可視化する

人は一度に7つのキーワードしか記憶できないと言われているため、2時間の会議が行われただけでも議論の内容を全て覚えることは実質不可能です。

それでも実際に2時間の会議を行うと、議論が成立しているように感じるでしょう。しかしそれこそが問題で、本当は議論した内容のほとんどを忘れてしまっています。

そのため会議中は、議論内容を書いて可視化するようにしましょう。そうすることで、話を聞き逃してしまった人がいてもすぐに振り替えれるメリットもあります。

また、議論の可視化は各自でメモを取るのではなく、全員が見れる1つの共有メモを取る方が効率はいいでしょう。

レディのワンポイントアドバイス

ホワイトボード、A3用紙、モニターに画面共有など、みんなが見れるのならどんな方法でも構わないわ☆やり始めのころは無理に要約などをしようとせず、発言をそのまま書くことを意識してみて♡

会議の前に準備する

会議がいい内容になるかどうか、スムーズに進行できるかどうかは、準備段階で8割は決まっているといっても過言ではありません。そのため、会議の準備は念入りに行うようにしましょう。

しかし「会議の準備」と聞くと、会議室の手配や資料の用意くらいをイメージするのではないでしょうか?ですが、これだけでは「会議の準備」のほんの一部に過ぎません。本来必要な会議の準備は以下の4つになります。

  1. 目的
     ⇒何のための会議で何を達成したいのか
  2. 参加者
     ⇒誰と議論すべきなのか
  3. 進め方
     ⇒議論は何でどう進めるのか
  4. 装備
     ⇒会議室やホワイトボードなど何が必要か
レディのワンポイントアドバイス

いきなり「装備」の準備をしようとしても会議室を取るくらいしかできないわ☆これら4つは準備する順番も大切♪「目的」がわかれば「参加者」が決まって「進め方」のイメージがしやすくなるわ♡「装備」は最後にするのがベストかしら☆

参加者の本音を引き出す

会議中に発言しない人は、どこの会議にも1人や2人はいるでしょう。しかし、会議はより良い答えを導き出すための議論の場ですので、当然多くの意見があった方がいいです。そのため、全員から主張を引き出すことはファシリテーターにとって非常に重要なスキルと言えるでしょう。

とはいえ、ファシリテーターに「意見を言わされる」のでは本当に良い議論にはなりません。参加者から自然に意見が出るような環境づくりこそがファシリテーターに求められるスキルです。

レディのワンポイントアドバイス

環境づくりのために必要なのは相手の発言に共感して肯定することよ☆具体的には相手の発言に興味を持ったり、褒めたりすること。丁寧にうなづいたりオウム返しをするのも効果的ね♪

対話を促して合意を形成する

たとえファシリテーターが発言を促したとしても、1人の人がずっと話し続けているようであれば、「声の大きい人の意見が通る」といった印象を参加者に与えてしまうでしょう。

そうではなく、意見や質問が出たら話を横に振ることで、全員が活発に意見を交換し合っている状態を作り上げましょう。

レディのワンポイントアドバイス

ファシリテーターは質問に全て答えなきゃいけないって思ってる子が多いけど、そんなことはないの☆むしろ、わからないことがあれば他の人に振ってみなさい♪それが参加者同士の対話を活性させることにつながるはずよ♡

会議の振り返りをする

会議に限らず何かの品質を上げようと思った場合、振り返りと反省点の改善といったサイクルは必須と言えます。しかし、不思議なことに、会議に関してはやりっ放しとなっている場合が多いようです。

良い会議を作るために、会議の振り返りは必ずするようにしましょう。それを率先して行うこともファシリテーションスキルの1つです。具体的には、会議終了時に「率直な感想」「良かった点」「悪かった点」を参加者全員に言ってもらうことをしてみてください。

レディのワンポイントアドバイス

意見を求められると、どうしても「良いことを言おう」って気張りがちだわ☆でもそれじゃあ意味がないの♪極力飾らず、良いことも悪いことも率直な感想を言えるような場づくりを意識して頂戴♡

まとめ

タナカ部長、今日はありがとうございました!ファシリテーションって司会進行をする以外にも本当に色んな事をやらないといけないんですね。

そうよ☆一度に全部をやろうとするとパニックになっちゃうと思うから、これから一つ一つ手取り足取り教えてアゲルわね♡アナタが今後アタシの代わりに全ての会議に出られるようしっかりファシリテート(=教育)していくわよ♬

…はいっ!(え、全ての会議?僕の思ってたゴールと少し違うぞ…)

いかがだったでしょうか。ファシリテーションと聞くと、司会進行のような「場を仕切るスキル」だと考える方が多いかと思いますが、実際はもっと多岐にわたるスキルです。

そしてファシリテーションの目的は「ゴールの達成」を促進することであり、会議のゴールとは組織全体の利益を生み出すための「新しい答え」を導き出すことです。

つまり、「新しい答え」を導き出すために参加者全員が迷わず進むための全てがファシリテーションだと理解しても問題ないでしょう。

各種ファシリテーションスキルのより具体的な解説は第3話以降で順次していきますのでお楽しみに!

    <ファシリテーションまとめ>

  1. ファシリテーションとは、人々の能力を引き出し「ゴールの達成」を促進すること
  2. ファシリテートされた会議とは、全員で納得度の高い答えを出す「全員参加型会議」
  3. ファシリテーションの基本スキルは『確認』『可視化』『準備』『促進』


次回予告

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