【会議編】第四話：わかったかしら？情報を『可視化』することの大切さが…
「できないことはできないと言っていい」
この言葉はヒロミにとっても衝撃的だったようです。しかし、これを知った彼は今後ますます成長していくでしょう。
そして今回ヒロミが学んだ『可視化』のスキルは、会議中の「わかったつもり」「覚えてるつもり」をなくしたり、参加者全員の意識を議題に集中させるなど、良い会議をする上で非常に重要なスキルです。
ここからはそんな『可視化』スキルのさらに具体的な内容をレディータナカ達と一緒に見ていきましょう。
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『確認』ができたら次は『可視化』
タナカ部長、もう一度お昼ご飯を買いに行く前に、もう少し詳しく『可視化』のスキルについて教えて頂けませんか？
ふふふ。なかなか男らしい面構えになってきたじゃない…♡いいわ、アナタに『可視化』スキルの深～～い所までたっぷり教えてア・ゲ・ル♡
よ、よ、よろしくお願いしますっ！！
第三話では、『確認』するファシリテーションスキルについてご紹介しました。これらのスキルを使えば、「会議で何が決まったのかわからない」「いつまでも会議が終わらない」などの問題がなくなり、会議にメリハリが生まれるでしょう。
その状態になれば、次に覚えたいファシリテーションスキルは『可視化』のスキルです。そして今回ご紹介するスキルはただ一つ、『会議中の議論をひたすら”書く”こと』。これにより会議中の発言を可視化できます。
会議中の議論を可視化する
どうして必要なのか？
とても単純な内容ですが、会議中の議論を可視化することは非常に重要です。これをせずに会議を行うのは、「会議中に誰がどのタイミングで何を言ったかを全て把握しつつ、さらに自分の発言を考えているようなもの」だと言えます。
人は一度に7つのキーワードしか覚えられないと言われていますが、1時間の会議を行うだけでもそれ以上のキーワードは当然出ます。このことからも、議論の可視化をせずに会議を行うのがいかに無謀なことかお分かりいただけるかと思います。
それでも会議が成立しているように見えるのは、多くの人が議論の内容を忘れているのにすら気付いてないのが原因です。議論を可視化しておくことで、議論の内容を忘れてしまったり、聞き逃してしまったりしても、すぐに振り返れます。
僕は忘れたり聞き逃したりしても、それを改めて聞くのが恥ずかしくてそのままにしちゃうことがよくあります…
議論の内容を『可視化』できていると、そういった時も簡単に内容を再確認できるわ☆でも、わからないことはちゃんと言わなきゃダメよ。
どうすればいいのか？
やるべきことはとても簡単です。参加者全員が見えるもの。例えば
- ホワイトボード
- Ａ３用紙
- モニターで画面共有
などに、会議中の発言をそのまま書くだけです。わかりやすい図やグラフを書いたり、話をうまく要約できればもちろん最高ですが、まずは発言をそのまま書くことを意識してみましょう。それだけでも振り返りは十分可能です。
注意すべきポイント
議論を可視化する上で注意すべきポイントは以下の通りです。
- 事前に簡単なフォーマットを用意する
- 決まったこと／やるべきことを必ず書く
- 新たに生じた問いや論点を必ず書く
事前に簡単なフォーマットを用意する
会議中の発言をそのまま書くだけとは言いましたが、何も準備せずにただ書くだけでは膨大な時間がかかってしまいます。
それでも続けていれば慣れてきますが、その前に「どうしてこんな大変なことをやらないといけないのか？」といった気持ちが芽生え、習慣化する前に辞めてしまうかもしれません。
それを防ぐためにも、事前に簡単なフォーマットを用意してから会議に臨むようにしましょう。アジェンダを作成して、議論の内容を書いておくだけでも随分楽になるはずです。
さっきは全然追いつかなかったけど、確かに事前にフォーマットを用意しておけば楽になりそうだ！
決まったこと／やるべきことを必ず書く
第三話では、『確認』するファシリテーションスキルとして『会議終了時に「決まったこと」と「やるべきこと」を確認する』とご紹介しましたが、確認した「決まったこと」と「やるべきこと」は必ず書くようにしましょう。
決まったことは『決』、やるべきことは『todo』などのマークを、既に書いていた内容に付け加えるだけでもOKです。
新たに生じた問いや論点を必ず書く
会議中には無数の問いや論点が生じ、議論の内容が次から次へと移り変わりながら、最終的な結論が導き出されていきます。
しかし議論の内容は、誰かが質問するなどのちょっとした弾みですぐに変わってしまうため、少し油断すると、今は何の議論をしているのかわからなくなることが多くあります。
そういった状態を避けるためにも、新たに生じた問いや論点は必ず書くようにし、今は何に対して議論しているのかを可視化しましょう。
具体的には誰かが疑問形で話した内容は、全て問いや論点になると考えれば大丈夫です。
効果的に書く５つのコツ
議論の内容を可視化するだけでこんなにも色んな効果があるんですね！しかも前回教わった『確認』のスキルにも繋がってくるんだ…
そうなのよ☆それに加えて、参加者全員の意識を一か所に集中させるといった効果もあるわ♪
すごい…でも、やっぱりいきなりここまでのことをするのは難しいです…何かコツみたいなものはないんでしょうか？
まぁ…そうよね…最終的には場数を踏んで慣れていくしかないんだけれど、効果的に書くためのコツはいくつかあるから、ここからはそれを紹介するわね♡
『可視化』のためのファシリテーションスキルはただ書くだけですが、ここでは効果的に書くための５つのコツをご紹介します。
-
＜効果的に書く５つのコツ＞
- 要約よりもとことん省略する
- 必ず全員が見えるように書く
- 書く速度に合わせて議論する
- 書けない時は堂々と確認する
- 後から議事録として共有する
１．要約よりもとことん省略する
「発言をそのまま書くだけ」と言いましたが、実際にやってみると最初は非常に難しく感じるでしょう。特に難しく感じるであろうポイントは、書くスピードが全然追いつかないといった点です。
ここで理想的な対処法は『要約して書く』ことですが、これは難易度が高く、いきなり挑戦するのはおすすめできません。代わりにすぐできる方法として、記号・アルファベット・カタカナなどを用いて『とことん省略する』のをおすすめします。
＜記号・アルファベットの省略例＞
| パターン | 元の文字 | 省略後文字 |
|---|---|---|
| 記号 | 上がる | ↑ |
| 下がる | ↓ | |
| １日毎 | /日 | |
| アルファベット | トレーニング | TR |
| ミーティング | MT |
＜カタカナの省略例＞
・離職⇒リショク
※画数の多い漢字はカタカナで書くとよい
文字を端折る時のコツは「意味がわかれば何でもいい」と割り切ることね♪
２．必ず全員が見えるように書くこと
どれだけ正確に書くことができたとしても、それを参加者全員が理解できなければ意味がありません。
- 文字が小さい
- 書く人が被って文字が見えない
- そもそも全員が見える位置に書かれていない
といった状態にならないよう注意しましょう。
自分にしかわからないのであれば、自分のノートに書くのと変わりありません。参加者全員で共有することに意味があると忘れないようにしましょう。
ある程度書くのに慣れてくれば、書くこと自体が目的になってしまうことがあるわ★自己満足にならないよう注意しなさい♡
３．書く速度に合わせて議論する
発言を省略して書くことで少しは書くスピードを上げられますが、それでもまだまだしゃべるスピードの方が速いと感じるでしょう。
しかしここでさらに書くスピードを上げようとするのではなく、逆に議論のスピードを書く速度に合わせてみてください。
一見、会議の生産性が落ちると思うかもしれませんが、書きやすいように結論から話す意識が生まれたり、待ち時間で思考が整理されて言いたいことがクリアになったり、実は良い効果の方が多いです。
皆が自由に話し過ぎるとヒートアップして会議が混乱する場合があるわ☆書くスピードに合わせて発言するだけで、そういった混乱も防げるし意外とメリットが多いのよ♡
４．書けなければその場で堂々と確認する
会議中の発言を書くのは、慣れるまでは非常に難しい作業です。
- 聞き取れなかった
- 理解できなかった
- どう書けばいいかわからなかった
など、様々な理由でうまく書けないこともあるでしょう。しかし、そういった時は必ず堂々と確認するようにしてください。
正直に「書けない」と言うことで、発言者は改めてわかりやすくまとめようとしてくれます。また、周りの人も同じように理解できていない可能性もありますので、そういった人たちのフォローにもつながると考えていいでしょう。
一番最悪なのはわからないまま黙ってしまうことよ☆わからない時は参加者代表になったつもりで堂々と確認しちゃいなさい♪
５．後から議事録として全員に送る
会議が終われば、書いた内容を議事録として参加者全員に送りましょう。会議の内容をリアルタイムで書き残すことで、会議の温度感をそのまま保存する効果があり、後から見返すことで、より鮮明に思い出すことができるでしょう。
別途議事録を作成する必要もありませんので、まさに一石二鳥だと言えます。
「議事録係が作った議事録」ではなく「皆で作った議事録」だから、より会議の記憶が甦りやすいと思うわよ♡
まとめ
タナカ部長、ありがとうございました！『可視化』って本当に色んな効果があるんですね！その分責任も重大だけど…でも、みんなで協力すればなんとかなりそうです！
ふふふ。良い感じね♡アタシから教えられる『可視化』のスキルは全て教えたわ！後はアナタが実際にやって身につけていくしかないわね、頑張りなさい☆
よ～しじゃあ早速もう一度買い出しに行ってきます！今度こそタナカ部長の注文を『可視化』してみせますよ！
あら？いいじゃな～い、その意気よ♪ただもう夕方だから、アタシさっきの3倍は食べるけどいいかしら？
え！？え！？3倍！？（タナカ部長の胃袋の底が全く『視え』ない…）
いかがだったでしょうか。『可視化』のファシリテーションスキルを使えば、会議中のわからないこと、聞き逃したこと、忘れてしまったことなどをいつでもすぐに確認できるようになります。
また、今何の議論をしているのか？また、そこに至るまでにどんな議論をしたのか？なども『視える』ようになるため、非常に納得度の高い会議ができるでしょう。
書く人のペースに合わせて議論をするなど、一見スピードが落ちるようにも思われるかもしれませんが、その分無駄がなくなり、議論の密度も上がるため、結果的に効率は上がります。
最初は発言内容を書き出すだけでも大変に感じると思いますが、回数を重ねていけば必ず上達します。何度も挑戦して、ぜひあなたなりのやり方を探してみて下さいね。
次回、第五話ではいよいよ『促進』のファシリテーションスキルについて解説しますのでお楽しみに！
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＜可視化のファシリテーションまとめ＞
- 必要なのは議論をひたすら”書く”だけ
- 書けなかった時は堂々と確認する
- 書くスピードに合わせて議論してもらう
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