【会議編】最終話：ヒロミ…アナタはこれから『裏会議の王』になるのよ！
無事会議を乗り越えられたヒロミ。今回の件で、ファシリテーターがリーダーとして皆を引っ張るのではなく、参加者全員で共に答えを探しにいくと実感できたようです。
いよいよ最後となった今回の内容は、「ファシリテーターに必要な心構え」そしてこれまでのスキルを「会議のどの場面で使えばいいのか？」をご紹介します。
それでは最終話、これまでの復習も兼ねて、レディータナカ達と一緒に詳しく解説していきますよ！
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ファシリテーター６つのマインド
タナカ部長！ファシリテーションについて教えて欲しいことがあるんですが、今お時間よろしいですか？
・・・・・
タナカ部長？どうしたんですか？
・・・アナタ、覚えてないの？？
はい？何がですか？
・・・ま、まぁいいわ。何が聞きたいのかしら？
これまで多くのスキルを教わりましたが、前回の会議で何かが足りないような感じだったんです。スキル以前の何かが足りないと言うか・・
あら、なかなか良い所に気が付いたわね☆そうね、アナタにはこれまでたっぷりをスキルを教えてあげたけど、まだ教えてないことがあるわ・・それは、『マインド』よ！！今日はそこんとこをどっぷり教えてアゲルわね♡
これまでファシリテーションの基本となるスキルを『確認』『可視化』『促進』『準備』の4つに分類してお伝えしてきました。
これらのスキルを1つ1つ丁寧に実践していけば、確実に会議の質は向上していくでしょう。
ファシリテーターに必要なスキルはもう全てお伝えしましたので、最後にファシリテーターに必要な『マインド』をご紹介します。
ファシリテーターに必要な『マインド』は以下の6つです。
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＜ファシリテーターの必須６マインド＞
- 隠れファシリテーターが会議をよくする
- 隠れファシリテーターを増やすのが近道
- 簡単なことを「やり切る」から始める
- 「参加者と一緒に困る」でちょうどよい
- 「自分の主張」を触媒にする
- 自分の主張に「落し込む」はアウト
隠れファシリテーターが会議をよくする
ここまでのマンガを全て見てくれた方ならもうお分かりかと思いますが、ファシリテーションとは会議を仕切る一人だけが行うものではありません。
もちろん明示的なファシリテーターは一人存在しますが、他の参加者もファシリテーションの知識を身につけ、「隠れファシリテーター」としてフォローするのが会議を良くするには欠かせないポイントです。
隠れファシリテーターを増やすのが近道
1つ目のマインドでお伝えしたように、参加者の大半がファシリテーターになると、会議はとてもスムーズに進行します。
そのため、チームのリーダー一人がファシリテーションスキルを身につけようとするのではなく、チームのメンバー全員で知識を共有するのが理想と言えます。
簡単なことを「やり切る」から始める
これはファシリテーターに関わらず、何かを学ぶときには共通して言えることでもありますが、「知っている」と「できている」は大きく違います。
そのため、まずはどれだけ簡単なことでもいいので、「できている」状態にになるまでやり切ることを心がけましょう。
「参加者と一緒に困る」でちょうどよい
一般的な会議を仕切るリーダーの場合、たとえ判断に迷うような議題でも全てリーダー自身が決断しないといけないと思いがちです。
しかしファシリテーターはそういった決断するリーダーではありません。参加者から考えを引き出し、みんなで答えを探すのがファシリテーターです。
そのため、もしわからないことがあれば、参加者に意見を求めるような姿勢、つまり「一緒に困る」くらいの姿勢でちょうどいいでしょう。
僕が褒められたのはこういうことだったんですね！
「自分の主張」を触媒にする
ファシリテーターはリーダーではないと言いましたが、だからといって自ら主張をしてはいけない中立な存在ではありません。
ファシリテーター自身が自分の考えをしっかり持っていないと、ただ参加者に発言を振るだけの存在になってしまいます。
そうではなく、参加者の意見を引き出し、そこに自分の主張を交えた議論を行うことでこそ、より良い結論を導くことができると考えるようにしましょう。
自分の主張に「落し込む」はアウト
ファシリテーターが自分の考えを持つことは大切ですが、「自分の主張を押し通す」「自分の主張に誘導する」といった考え方は非常に危険です。
ファシリテーターの持つべき姿勢とは、
「自分の主張と参加者の主張とを議論することで、よりブラッシュアップさせたい。」
「その結果、より良い別案が出れば最高だ。」
といったものが望ましいでしょう。
仮に自分の主張が通らなかったとしてもそれは「負け」ではなく「醍醐味」だと感じるマインドが重要です。
ここがぐいぐい引っ張っていくリーダーとファシリテーターの一番の違いかしらね♪
会議を４つのフェーズで体系的に理解する
そうか、要するにファシリテーターは「全て自分でやろうとしない」といったマインドが必要なんですね！この前提があって初めて、これまで学んだスキルが活かせるんだ・・・
そういうこと☆これでアナタもファシリテーションに関してはバッチリね♪
えーと・・・実はそれぞれのスキルについては理解したんですが、どこでどう使えば効果的なのかがまだイメージできていません・・・
ったく仕方ないわねぇ☆最終的には実践あるのみだけれど、会議を4つのフェーズに分類して考えるとイメージしやすいと思うわ♪じゃあ最後にそれを教えてアゲル♡
ここまでご紹介したファシリテーターに必要なマインドの前提にあることは、「全て自分でやろうとしない」ことです。
そして自らファシリテーションスキルを実践して身につけるのと同時に、周りをどんどん巻き込んで隠れファシリテーターを増やしていくことこそ重要です。
そのためには、ファシリテーションスキルが会議のどの場面で使われると効果的なのか、会議を4つのフェーズに分けて体系的に理解すると人にも教えやすいのでおすすめです。
ここからはそんな会議の4つのフェーズについて解説します。
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＜会議の4つのフェーズ＞
- 準備のフェーズ
- 導入のフェーズ
- 進行のフェーズ
- まとめのフェーズ
①：準備のフェーズ
最初のフェーズは『準備』です。事前に会議の準備をするフェーズで、会議や資料の準備だけでなく参加者の選定や会議の進め方も準備に含まれます。
準備の質が会議の質を高めると言っても過言ではないくらい重要なフェーズです。
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＜関連ファシリテーションスキル＞
- 『準備』：会議の前に準備する
ここはそのまんま『準備』のスキルが使えるんですね！
②：導入のフェーズ
2つ目のフェーズは『導入』で、参加者と会議のスタート地点に立たせるフェーズです。
「これから何をするのか？」「何のために議論するのか？」「どれくらい時間をかけるのか？」を伝え、会議の参加者が自律的に動ける状態を作ります。
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＜関連ファシリテーションスキル＞
- 『確認』：会議の目的を確認する
- 『確認』：時間配分を確認する
ここでは参加者が安心して会議に臨めるよう『確認』のスキルが効果的ね♡
③：進行のフェーズ
3つ目のフェーズは『進行』で、議論をスムーズに進め、ゴールを達成するフェーズです。
会議が盛り上がらなかったり、方向性がずれてしまったりした時にも、状況に応じてスムーズに議論できる環境を整える必要があるなど、最もやることが多いフェーズです。
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＜関連ファシリテーションスキル＞
- 『可視化』：会議中の議論を可視化する
- 『促進』：参加者の本音を引き出す
- 『促進』：対話を促して合意を形成する
議論を『可視化』しつつ、参加者にの対話を『促進』させるんですね！ここはとても大変そうだけど、まさに腕の見せ所って感じだ・・・
④：まとめのフェーズ
4つ目のフェーズは『まとめ』で、会議を振り返るフェーズです。
ここまでの議論をムダにしないため、「決まったこと」「やるべきこと」「次回議論すること」を明確にすることが重要となります。
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＜関連ファシリテーションスキル＞
- 『確認』：「決まった／やるべきこと」を確認する
- 『促進』：会議の振り返りをする
ここで手を抜いちゃダメよ、まだまだ会議は終わっていないわ☆しっかり次につなげるために振り返りを忘れないでね♡
まとめ
タナカ部長、今日はありがとうございました！ファシリテーターに必要なマインド、そしてこれまでのスキルをどう使うのかよくわかりました！
ふふふ、アタシから教えられることはもう全て教えたわ・・・後はアナタが実践して学びながら、いずれ『裏会議の王』になるのよ！！！
よーし！がんばるぞー！なんだかとてもテンションが上がってきました！タナカ部長、いつもみたいにこれから飲みに行きませんか！？
え、いや、今日はアタシは辞めておくわ、ほほほ・・・（もうヒロミに絡まれるのはご免だわ）
え、そうですか・・・（あれ？珍しいな、タナカ部長どうしたんだろ？）
いかがだったでしょうか。これまで何度もご説明してきましたが、ファシリテーターは自分一人で参加者をぐいぐい引っ張っていくリーダーではありません。
自分の主張をしっかり持ちつつも、参加者の意見をしっかりと引き出し、自力では思いつかない新しい案を導き出すのがファシリテーターの役割です。
また、それらを全て自分一人でやろうとするのではなく、周りをうまく巻き込みながら、隠れファシリテーターを徐々に増やしていくことで、会議全体の質向上につながっていきます。
これまでにご紹介したスキル、そして今回ご紹介したマインド、会議の4フェーズ、これらを全てうまく組み合わせて何度も実践を繰り返していけば、会議の質はどんどん向上していくはずです。
失敗を恐れず、「まずはやってみる」マインドを大事に、ステキなファシリテータを目指してくださいね。
全部で7回となるレディータナカで分かる！『会議編』シリーズ、ご覧いただき本当にありがとうございました！またどこかでお会いしましょう。
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＜最後のファシリテーションまとめ＞
- ファシリテーターは「全て自分でやろうとしない」マインドが必要
- 会議を準備・導入・進行・まとめの4フェーズに分けて考える
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