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新卒に必須のビジネスマナー7選:言葉遣いから電話応対まで徹底解説

新卒に必須のビジネスマナー7選:言葉遣いから電話応対まで徹底解説

新卒にとって、社会人はじめての壁になるのが「ビジネスマナー」ではないでしょうか。

礼儀作法は、会社員として働く上で大前提とも言えます。しかし、社会人のビジネスマナーには覚えることが沢山あり「何をどうすれば良いわけ?」と困惑してしまう新卒も多いはず。

そこで本記事では、新卒が覚えるべきビジネスマナーを厳選して7つお届けします。

新卒が覚えるべき7つのビジネスマナー

新卒が覚えるべきビジネスマナーを以下7つに厳選しました。

  1. 挨拶:元気をプレゼントする気持ちで
  2. 身だしなみ:清潔感を意識する
  3. 言葉遣い:シーン毎に適切な言葉を使う
  4. 名刺交換:目上の人を立てる作法を重視
  5. 電話応対:新卒は率先して電話に出ること
  6. ビジネスメール:内容が分かる件名にする
  7. お茶出し:相手への気遣いがポイント

挨拶:元気をプレゼントする気持ちで

ビジネスマナーの基本中の基本が「挨拶」です。挨拶の本質は「相手に元気をプレゼントする」こと。新卒から率先して挨拶をすれば、相手に好印象を抱いてもらえますよ。

挨拶で意識すべきビジネスマナー

  • 明るい表情で相手の目を見る
  • 自ら率先して挨拶する

基本的に新卒は自ら挨拶を心がけてください。もしも先輩や上司が先に挨拶をしてくれたら、明るく挨拶を返しましょう。

挨拶はコミュニケーションの第一歩なので、元気な表情を意識してくださいね。

シーン別の挨拶の仕方

ビジネスシーンでよくある挨拶は以下の通りです。

シーン 挨拶つ
出社時 おはようございます
誰かが外出する時 いってらっしゃい or
いってらっしゃいませ
あなたが外出する時 いってきます or
出かけて参ります
外出から戻った時 ただいま戻りました
誰かが退出する時 お疲れ様でした
あなたが退社する時 お先に失礼します

ご覧になった通り、社会人になると挨拶する機会が増えます。上記シーン以外でも「気づいたら挨拶する」習慣をつけておくと良いでしょう。

よくあるNG例として「ご苦労様です」があります。「ご苦労様」は目上の人に対する挨拶ではないので「お疲れ様です」を使うようにしてください。

身だしなみ:清潔感を意識する

身だしなみ」は挨拶と同じく社会人の基本です。ポイントは清潔感を意識すること。不潔な印象を与える身だしなみにならないよう気をつけてくださいね。

新卒男性の身だしなみ 新卒女性の身だしなみ
●スーツ
●シャツ
●ネクタイの緩み
●無精髭
●髪型
●爪の伸び具合
●スーツ
●シャツ
●メイク
●髪型
●短いスカート
●派手なアクセサリー
●過剰なネイルアート

現在は身だしなみに寛容な企業が増えてきました。しかし、どの企業にも「清潔感のある身だしなみ」は共通しています。

身だしなみで自己主張する必要はないので、あくまでも健康的でハツラツとした印象を与えられるようにしましょう。

「どんな服装にすれば良いのか分からない…」と悩む方は、先輩や上司を参考にしてみてください。

また先輩や上司に「新卒の頃はどんな服装をしていましたか?」と質問しても良いでしょう。

言葉遣い:シーンによって適切な言葉を使う

言葉遣い」は新卒がつまづきやすいビジネスマナーです。日常会話はもちろん、メールや電話でも言葉遣いはチェックされます。

シーンによって適切な言葉をチョイスできるようになりましょう。

新卒が覚えるべきは尊敬語/謙譲語/丁寧語の3つ

新卒がビジネスマナーとして覚えるべきは、尊敬語/謙譲語/丁寧語の3種類です。

  • 尊敬語(そんけいご):相手に尊敬を示す敬語
  • 謙譲語(けんじょうご):自分をへりくだる時に使う敬語
  • 丁寧語(ていねいご):相手の立場を問わない丁寧な敬語

上記の通り、社会人はシーンに応じて3種類の敬語を使い分けます。各敬語にどのような違いがあるのか見ていきましょう。

尊敬語 謙譲語 丁寧語
する なさる/される 致す します
言う おっしゃる 申す 言います
行く いらっしゃる 伺う 行きます
来る いらっしゃる 参る 来ます
読む お読みになる 拝読する 読みます
見る ご覧になる 拝見する 見ます
聞く お聞きになる 拝聴する 聞きます
知る ご存知である 存じ上げる 知っています
食べる 召し上がる いただく 食べます

新卒が最もよく使うのは丁寧語ですね。学生時代から慣れ親しんだ敬語のため、社会人デビューした時につい丁寧語を使ってしまう新卒は少なくありません。

新卒によくある間違った言葉遣いとしては「了解しました」があります。

「了解」は目下の相手に使う言葉なので「承知しました」や「かしこまりました」を使うようにしてください。

シーンや相手の立場によって使い分けられるように、上記の表にある言葉を覚えておきましょう。

名刺交換:目上の人を立てる作法を重視

「名刺交換」は、社会人としてのマナーをチェックされる1つの行動です。

  • 名刺入れは必ず用意する
  • 先方に会う前に名刺の補充と汚れをチェック

外出する際は、上記を必ず確認するようにしてください。

名刺交換のビジネスマナー

名刺交換をする際は、以下のポイントを意識してください。

  • テーブル越しの場合は席を立って相手の前に行く
  • あなたが訪問する場合:先に名刺を出す
  • 上司同行の場合:立場が上の人から名刺交換する
  • 相手よりも低い位置で名刺を出す
  • 両手で名刺を渡す
  • 「会社名/部署名/フルネーム」を名乗る
  • 相手の名刺は「頂戴します」と言って受け取る
  • 同時に名刺交換する際は、右手で自分の名刺を出し、左手で相手の名刺を受け取る
  • 貰った名刺は、名刺入れの上に乗せて左側に置く

名刺交換の作法は意外に細かいものです。ビジネスマナーに細かい相手と名刺交換する場合、作法を知らないと悪い印象を与える原因になります。

くれぐれも財布から名刺を取り出したり、もらった名刺にメモを取るような行動は控えてくださいね。

電話応対:新卒は率先して電話に出ること

「電話応対」は、電話主はもちろん社内の人間からも対応をチェックされます。

相手に不快な思いをさせないためにも、基本的な電話応対のマナーを弁えておきましょう。

電話応対のビジネスマナー

新卒が意識するべき電話応対のビジネスマナーは以下の通りです。

  • 新卒は自ら率先して電話に出る
  • メモの準備をしておく
  • 3コール以内に電話を取る
  • 必ず会社名を名乗る
  • 「いつもお世話になっております」の挨拶は必須
  • 相手が名乗らない時は「失礼ですが」と言って確認する
  • 電話中に取り次ぎや確認する際は保留にする
  • 保留は30秒まで/時間がかかりそうな時は折返し連絡する
  • 電話を受けた時は相手より先に切らない
  • 「もしもし」は使わない

新卒は電話を取る際「もしもし」と言ってしまいがちです。会社員として電話を取る時は「もしもし」ではなく「会社名」を名乗るようにしてください。

また「いつもお世話になっております」を付け加えることも忘れないようにしましょう。

電話をする際は「上司や先輩社員がマナーをチェックしている」と意識して、砕けすぎた話し方をしないように注意してくださいね。

ビジネスメール:内容が分かる件名にする

「ビジネスメール」は、新卒が戸惑いやすいビジネスマナーの1つです。

最重要は「メールの件名のみで内容が分かるようにする」こと。

件名が明確になっていないと、それだけで悪い印象を持つ人もいるので注意しましょう。

件名のテンプレートと例文

メールの件名は以下のテンプレートに沿って作ってみてください。

  • 誰に向けているか
  • 日時
  • 本文の内容
  • 会社名/氏名(社内の場合は部署と氏名)

以下はテンプレートをもとに作成した例文です。

【〇〇担当エンジニア各位】〇/〇の実施予定の社内ミーティングについて(経理部 氏名)

パッと件名を見た時に「これは〇〇についてのメールなんだ」と簡単に理解できるのがベストです。

テンプレートをもとにしつつ、分かりやすい件名を作成してみましょう。

メール本文の例文

ビジネスマナーに則ったメール本文の例文は以下の通りです。

備考 本文
●会社名や株式会社などは略さず全て正式名称で書く
●社内メールの場合は、部署と氏名でOK
〇〇株式会社
〇〇部
課長(役職)〇〇 〇〇様
●挨拶と自己紹介
●本文の内容を簡潔に書く
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の
〇〇(氏名)です。
〜本文〜
締めの挨拶を書いた後、以下の情報を記載する
●会社名
●部署
●氏名
●電話番号
●メールアドレス
何卒、よろしくお願いします。
株式会社〇〇
〇〇部
〇〇 〇〇(氏名)
電話番号
:xxx-xxxx-xxxx
メール
:〇〇@〇〇.com

上記の型を守った上で本文を作成すれば、メール対応のミスを最小限にできます。

誤字脱字は悪い印象を与えるので、メール作成後の再チェックも忘れないでくださいね。

TO/CC/BCCの使い分け方

ビジネスメールでは、シーンに応じて3つの送信方法を使い分けます。

返信義務 特徴
TO あり 相手から返信が欲しい/直接やり取りをする相手向け
CC 基本なし 情報共有したい/担当者以外の複数名に送信したい時
各メールアドレスは全員が見れる状態になっている
BCC なし 情報共有したい/担当者以外の複数名に送信したい時
ただしメールアドレスは公開されない
個人情報を公開したくない時向け

個人に宛てたメールは原則「TO」を使います。

複数名に宛てたメールの場合、面識がない者同士なら「BCC」を、面識があり全員が各人のメールアドレスを知っている場合は「CC」を使いましょう。

メールを送信する状況によっては「CCとBCCどっちだろう?」と迷ってしまう時もあるはずです。そんな時は先輩や上司に一度確認して、適切な宛先を選択するようにしてください。

メール誤送信は重大なセキュリティ違反です。

個人情報を扱うような場合は、BCC/CCに関わらず、【本当にその宛先にその情報を送って問題ないか】を必ず確認してください。

お茶出し:相手への気遣いがポイント

「お茶出し」は、今や女性だけでなく男性も覚えるべきビジネスマナーです。

お茶出し経験のない新卒からすると戸惑うことも多いですが、おもてなしの気持ちを持って丁寧な対応を心がけるようにしましょう。

お茶出しのビジネスマナー

来客に対してお茶出しする際は、以下の作法を意識してください。

お茶出しの作法 備考
お茶入りの茶碗と茶托(ちゃたく)を別にしてお盆に乗せる ●茶托とは茶碗を乗せる小さい皿のこと
●布巾を持っておくと良い
ドアをノックして「失礼します」と挨拶後、会釈をして入室 ●挨拶はハキハキした声で
お盆をテーブルまたはサイドテーブルの「下手側」に置く ●下手=向かって右側
●お盆を置くスペースがない場合は、下座の人に声をかけて場所を空けてもらう
●下座=入り口に近い方
お茶を出す時は役職の高い相手から順に相手から見て右側に置く ●通常は「上座(あなたから見て左側)」から役職の高い順に座っているので、左側の人から順に右側へお茶出ししていく
●茶碗に柄がある場合は、相手に柄が見えるように置く
お茶出しが完了したら扉の前で一礼して退出 ●背中を向けてドアを閉めない
●ドアはゆっくり閉めること

お茶出しは机の大きさや状況によって、臨機応変に対応しなければなりません。

  • 客人の後ろが狭くて通れない:
    「前から失礼いたします」と言ってお茶出し
  • 資料がある:
    「こちら側から失礼します」or
    「こちらに失礼します」
  • コーヒーカップ:
    取手が右側になるように/柄を見えるように
  • コーヒーのスプーン:
    カップの手前に置く
  • 砂糖/ミルク:
    コーヒーの右側に置く
  • お茶とお菓子の同時出し:
    お茶→右側/お菓子→左側に置く
  • おしぼり:
    一番右側に置く

上記の通り、会社や来客者の好みによってお茶出しの状況は変わります。シーンに応じて適切な対応ができるように心がけていきましょう。

まとめ

新卒からすると、今回紹介した最低限のビジネスマナーだけでも「こんなに覚えることがあるのか!」と驚いてしまうことでしょう。

しかし、最重要なのは「相手を敬う気持ち」です。ビジネスマナーは相手に敬意を評し、不快な気持ちにさせないためにあります。

  1. なぜビジネスマナーがあるのか考える
  2. 失敗を恐れずに実践する
  3. 問題があれば都度改善していく

失敗が許されるのは新卒ならではの特権です。社会人2年目以降にマナー違反をすれば「まだそんなことも分からないのか!」と怒られることもあるでしょう。

ビジネスマナーを最も早く覚えるには実践を繰り返すのがベストです。フレッシュな新卒である今だからこそ、分からない作法は上司や先輩社員にどんどん質問して改善してみてください。

1日でも早くビジネスマナーを習得して、相手に好印象を与えられる新卒を目指しましょう。

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